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Schraubzeit-Erfassung

So erfasst du mit dem Handy, womit bis zu drei Mitarbeiter ihre Zeit verbringen – Kürzel antippen statt Strichliste.

Das Wichtigste in Kürze

  1. wt.lena-app.de öffnen und Neue Erfassung starten tippen.
  2. Code sichern: Screenshot machen oder den 4-stelligen Code notieren.
  3. Spitznamen für Person A, B und C eintragen, dann Los geht’s.
  4. Bei jedem Tätigkeitswechsel: Person antippen → Kürzel antippen.
  5. Zum Schluss oben rechts Ende tippen (zweimal) und unter Daten nach Excel kopieren.
Handy fällt aus? Einfach auf Papier weiterschreiben und die Zeilen später nachtragen – siehe Notfall: Papier.

Inhalt

1Vorbereiten

Die App läuft im Browser, es muss nichts installiert werden. Damit du sie schnell findest, leg sie auf den Startbildschirm:

Vor der BeobachtungAkku laden und für den Notfall Zettel und Stift einstecken. Der Bildschirm bleibt während der Erfassung automatisch an.

2Erfassung starten

Auf der Startseite Neue Erfassung starten tippen. Dafür braucht das Handy einmal Internet.

Die App zeigt dir jetzt einen 4-stelligen Code (Beispiel im Bild: DBVR). Unter diesem Code ist deine Erfassung auf dem Server gespeichert.

Jetzt sofort: Screenshot machen!Oder den Code notieren bzw. über Code kopieren in eine Notiz einfügen. Ohne Code kommst du von einem anderen Gerät nicht mehr an die Daten.

Namen eintragen

Trag für Person A, B und C einen Spitznamen oder ein Kürzel ein (z. B. „Bär“, „MK“). Die Namen bleiben nur auf deinem Handy und gehen nicht an den Server. Du kannst sie später unter Daten ändern.

Dann Los geht’s tippen.

Code-Anzeige nach dem Anlegen einer Erfassung mit Feldern für die Namen
Code sichern und Namen eintragen

Den Code siehst du während der ganzen Erfassung oben links. Antippen zeigt ihn wieder groß an.

3Erfassen

Immer wenn jemand die Tätigkeit wechselt:

  1. Person antippen – die Kachel wird blau mit Häkchen. Mehrere Personen gleichzeitig gehen auch, Alle wählt alle drei.
  2. Kürzel antippen – fertig. Uhrzeit wird automatisch gesetzt.

Jede Kachel zeigt das aktuelle Kürzel der Person und wie lange sie schon dabei ist. Das grün umrandete Kürzel ist das, was die gewählte Person gerade macht.

  • Unsicher, welches Kürzel? ⓘ Kürzel tippen oder die Kürzel-Taste lange drücken – dann erscheint die ausführliche Beschreibung (siehe Die Kürzel).
  • Nach jedem Eintrag ist wieder nur Person A gewählt (abschaltbar unter Daten → Einstellungen).
  • Nach jedem Kürzel erscheint oben für 5 Sekunden eine Leiste mit einem Bemerkungsfeld. Antippen, Grund eintippen oder diktieren (z. B. „Kran belegt“), Fertig – die Bemerkung hängt an genau diesem Wechsel. Nicht antippen: Die Leiste verschwindet von selbst. Neues Kürzel mitten im Schreiben? Der Text wird trotzdem gespeichert.
  • Vertippt? In derselben Leiste auf Rückgängig tippen.
  • Fällt dir eine Bemerkung erst später ein: Bemerkung auf dem Erfassen-Bildschirm (letzte Zeile) oder Zeile im Protokoll antippen.
  • Zum Schluss oben rechts Ende und dann Beenden? tippen.
Erfassungsbildschirm mit drei Personenkacheln und farbigen Kürzel-Tasten
Personen oben, Kürzel darunter

4Die Kürzel

Auch in der App nachschlagen: Auf dem Erfassen-Bildschirm ⓘ Kürzel tippen oder eine Kürzel-Taste lange drücken. In der Übersicht ein Kürzel antippen erfasst es direkt. Neue Zeile bei jedem Tätigkeitswechsel.

W Wertschöpfend
W1Tätigkeit geplante Aufträge z. B. Messen / Wechseln / Reparieren / Säubern
W2Analyse z. B. im Störfall
W3Qualitätskontrolle (Durchfahren, etc.)
E Wertermöglichend
E1Erster Weg zum Einsatzort
E2Rüsten (Material, Reserveteile, Equipment)
E3Rüsten (Arbeitsort einrichten, Gerüst, Arbeitssicherheit & Sicherung, Kran, etc.)
E4Auftragsklärung (Information einholen, Gespräche, SAP, etc.)
E5Dokumentation (SAP-Meldung, etc.)
E6Warten auf notwendigen Prozess (Kranhub, Füllen von Tanks)
E7Führen und Befähigen
V Verschwendung
V1Zusätzliche Wege
V2Nachrüsten (Material, Reserveteile, Equipment)
V3Nachrüsten (Arbeitsort nachrüsten)
V4Auftragsnachklärung (fehlende Information nachholen) oder sonstige Kommunikation
V5Nacharbeiten (bereits bestehende Arbeit erneuern)
V6Warten (Zeitverlust)
P Pause
P1Pause

5Korrigieren

Im Reiter Protokoll stehen alle Zeilen, die neueste oben. Fett = in dieser Zeile hat die Person gewechselt.

  • Zeile antippen, um Uhrzeit, Kürzel oder Bemerkung zu ändern oder die Zeile zu löschen.
  • Letzte Zeile löschen auf dem Erfassen-Bildschirm: zweimal tippen.
  • Versehentlich Ende getippt? Die Ende-Zeile im Protokoll löschen, dann geht es weiter.
Protokoll-Ansicht mit Uhrzeiten und Kürzeln je Person
Protokoll

6Der Punkt neben dem Code

Jeder Eintrag wird sofort an den Server geschickt. Der Punkt oben links zeigt, ob das geklappt hat:

GrünAlles gespeichert.
GelbWird gerade gesendet.
RotKein Netz. Einfach weitermachen – die Einträge liegen sicher auf dem Handy und werden automatisch nachgesendet, sobald wieder Netz da ist.
Hinweis bei fehlender Verbindung: Einträge werden auf dem Handy gespeichert
So sieht es ohne Netz aus

7Notfall: auf Papier weiter

Akku leer oder Handy kaputt? Kein Problem – alles bis zum letzten grünen Punkt ist auf dem Server.

  1. Auf Papier weiterschreiben: bei jedem Wechsel Uhrzeit und das Kürzel der Person notieren, die wechselt. Den Code dazuschreiben.
  2. Später – mit diesem oder einem anderen Handy/PC – wt.lena-app.de öffnen und den Code eingeben.
  3. Reiter Daten → + Zeile nachtragen.
  4. Uhrzeit und Kürzel vom Papier eintragen. Mit Speichern + nächste geht es direkt mit der nächsten Zeile weiter. Die Zeilen werden automatisch richtig einsortiert.
TippBeim Nachtragen sind die Kürzel der vorherigen Zeile schon vorausgewählt – du musst nur ändern, wer gewechselt hat.
Fenster zum Nachtragen einer Zeile mit Datum, Uhrzeit, Kürzeln und Bemerkung
Zeile nachtragen

8Auswerten & Export

Der Reiter Auswertung zeigt je Person die Anteile W / E / V / P und die Minuten je Kürzel – auch schon während der Erfassung.

Nach Excel übernehmen

  1. Reiter Daten → Für Excel kopieren.
  2. In Excel Zelle A1 anklicken und einfügen – oder in eine Mail an dich selbst.

Mit Nur geänderte Kürzel eintragen sieht die Tabelle aus wie handschriftlich: Ein Kürzel steht nur, wenn die Person gewechselt hat.

Namen im ExportDie Namen stehen nur im Export von dem Handy, auf dem sie eingetragen wurden. Auf einem anderen Gerät heißen die Personen A, B und C.
Daten-Reiter mit Export-Buttons und Vorschau
Export unter „Daten“

9Später wieder öffnen

  • Gleiches Handy: Die App öffnet die laufende Erfassung automatisch. Ältere stehen auf der Startseite unter Zuletzt auf diesem Handy.
  • Anderes Gerät: wt.lena-app.de öffnen, Code ins Feld Erfassung fortsetzen oder ansehen eingeben, Öffnen. Alternativ direkt wt.lena-app.de/CODE aufrufen.
  • Daten → Erfassung schließen bringt dich zurück zur Startseite. Gelöscht wird dabei nichts.
Nur ein Gerät gleichzeitigWird dieselbe Erfassung auf zwei Geräten bearbeitet, fragt die App, welcher Stand gelten soll. Im Zweifel Server-Stand laden wählen.
Startseite mit Button für neue Erfassung und Feld für den Code
Startseite

10Datenschutz

11Häufige Fragen

Ich habe den Code vergessen.
Auf dem Handy, mit dem du erfasst hast, steht er auf der Startseite unter „Zuletzt auf diesem Handy“. Sonst lässt er sich leider nicht wiederherstellen.
„Code nicht gefunden“
Code prüfen: Er hat 4 Zeichen und enthält nie 0, O, 1, I oder L. Nach 90 Tagen ohne Änderung ist die Erfassung gelöscht.
„Zu viele falsche Codes“
Nach 15 falschen Versuchen ist das Öffnen für 15 Minuten gesperrt. Kurz warten.
Ich habe nur zwei Personen.
Person C einfach nie antippen. Sie bleibt leer und taucht in der Auswertung als „Keine Daten“ auf.
Neue Beobachtung mit denselben Leuten?
Daten → Neue Erfassung (neuer Code). Die Namen werden übernommen, die alte Erfassung bleibt erhalten.
Die Uhrzeit einer Zeile stimmt nicht.
Im Protokoll die Zeile antippen und die Uhrzeit ändern.
Anleitung als PDF Zur App